Avec ses 110 000 élèves et ses 179 établissements scolaires répartis dans neuf municipalités, la Commission scolaire du district de York est l'une des plus importante au Canada. Ses 10 000 administrateurs et professeurs sont à l'avant-garde de nouveaux programmes et de nouvelles approches, notamment de projets en ligne permettant à des classes à l'échelle du Canada et internationale de participer à des activités d'apprentissage collaboratif.
En 2004, confrontée à une croissance extrêmement rapide ainsi qu'à une demande à la hausse pour des outils d'apprentissage et d'administration exigeant une large bande passante, la commission scolaire a compris que ses systèmes informatiques en place battaient de l'aile. « D'une part, pour organiser une conférence vidéo, nous devions littéralement interrompre la connexion à certains emplacements du réseau d'une école, rappelle Bill Hogarth, directeur de l'éducation. D'autre part, nos directeurs, professeurs et éducateurs qui possèdent de plus en plus les connaissances techniques nécessaires pour utiliser des outils de pointe devaient se heurter aux limites de notre technologie en place. Nous avions tout simplement besoin de plus de puissance. »
Nous traitions manuellement et sur papier les travaux axés sur une utilisation intensive de données, comme les dossiers des élèves, les évaluations de programme, les prévisions d'inscription, etc. Par conséquent, il était impossible pour les administrateurs d'analyser ou de retrouver rapidement des données sur demande. De plus, la commission scolaire souhaitait également brancher davantage d'ordinateurs dans les salles de cours. « Internet est devenu un outil de recherche important pour nos élèves. Il n'est donc plus vraiment convenable de n'avoir qu'une salle d'ordinateurs centralisée comme c'était le cas auparavant, explique-t-il. »
Le remplacement de leurs modems câbles désuets n'était que le début de leurs efforts visant à revoir la façon dont les écoles communiquent entre elles ainsi qu'avec les bureaux de la commission scolaire. « Nous voulions non seulement pouvoir transmettre des données ou même utiliser une connexion Internet plus rapide, affirme M. Hogarth, nous souhaitions créer un réseau permettant de transmettre de la voix, des données, des vidéos et toute sorte d'applications auxquelles nous n'avons pas encore songées à l'heure actuelle. »
En 2005, la commission scolaire a arrêté son choix sur Solutions d'affaires de Rogers. En effet, elle lui a confié un projet d'une durée de 10 ans visant la création de son nouveau réseau intégré. Rogers a donc installé un réseau IP (protocole Internet) sur fibre optique dans toutes ses écoles, dans ses deux sièges sociaux régionaux ainsi que dans ses bureaux répartis dans cinq régions différentes.
Grâce à la technologie MPLS (commutation multiprotocole par étiquette), le réseau offre des vitesses de transmission de l'ordre de 100 Mb dans les écoles et de 2 Gb aux sièges sociaux. La commission scolaire a également mis en place un système de téléphonie IP dans ses sièges sociaux qu'elle étendra à toutes ses écoles plus tard.
« Nous avons choisi Rogers, car cette entreprise a su nous démontrer qu'elle comprenait notre mission et notre besoin d'accès partout, en tout temps. Nous avions l'impression que leur technologie nous permettrait de nous assurer que nos exigences fondamentales relativement à la mise en ouvre et à la réalisation de nos objectifs d'apprentissage du 21e siècle seraient respectées, a ajouté M. Hogarth. »
Le réseau est entré en service au début de l'année scolaire 2006/2007. Les résultats obtenus au sein des classes et des bureaux sont impressionnants. Grâce aux programmes d'apprentissage collaboratifs, les élèves d'une classe peuvent travailler avec des élèves de partout dans la région ou même d'autres provinces.
La commission scolaire utilise la fonction de conférence vidéo pour présenter en collaboration avec la police régionale de York un programme visant la protection des écoles. « La vidéo conférence nous permet de présenter le programme simultanément dans de nombreuses classes. Nous n'avons pas besoin de demander à des policiers de venir visiter chacune des classes individuellement. De plus, les élèves peuvent interagir avec les présentateurs ainsi qu'entre eux en temps réel, dit-il. La commission scolaire participe également au programme d'apprentissage en ligne évolué ABEL (Advanced Broadband Enabled Learning) en partenariat avec l'Université de York qui vise à offrir un développement de carrière aux professeurs d'un océan à l'autre. »
La commission scolaire a également constaté des répercussions importantes sur l'administration. Les directeurs ont maintenant accès en temps réel à tout : des dossiers d'élèves aux notes de test normalisées. « Le suivi et la synthèse sont des éléments importants de l'éducation d'aujourd'hui. Il est essentiel, pour être en mesure d'offrir des programmes de qualité supérieur, de donner accès à certains renseignements à nos directeurs et possiblement à nos professeurs, explique M. Hogarth. Par exemple, nous pouvons vérifier les résultats des élèves suivant des cours d'anglais langue seconde à l'échelle de la commission scolaire, de l'école et même de la classe, et ainsi être en mesure d'identifier très rapidement où des ressources ou des programmes sont nécessaires. » Les directeurs peuvent également passer en revue les dossiers scolaires de chacun des élèves afin de vérifier leur progression, une tâche qui auparavant aurait nécessité des fichiers papier. « Les gens obtiennent des résultats en utilisant les données recueillies qu'ils n'auraient jamais pensé obtenir il y a quelques années, ajoute-t-il. »
« Rogers a compris notre vision et a mis à notre disposition une équipe de compte dédiée qui a non seulement fait en sorte d'assurer une transition transparente entre nos anciens systèmes et notre nouveau réseau, mais qui a également élaboré une solution qui nous permettra d'adopter de nouvelles technologies très rapidement au fur et à mesure qu'elles apparaîtront sur le marché, conclut M. Hogarth. Nos élèves peuvent accéder plus facilement à des renseignements évolués et ont l'occasion de rencontrer des jeunes d'ailleurs dans le monde. De plus, notre personnel peut trouver et utiliser des données lui permettant d'adapter ses techniques d'apprentissage afin qu'elles répondent le plus possible aux besoins de leurs élèves. »
